La GED, ou Gestion Électronique de Document, est un ensemble de techniques et de processus permettant d’organiser, de traiter et de partager des documents numériques au sein d’une organisation. La mise en place d’un tel système peut grandement améliorer l’efficacité et la productivité d’une entreprise.
Principes de base de la GED
Le concept de la GED repose sur trois axes principaux :
- Acquisition de documents : Il s’agit de la création de documents numériques à partir de sources variées (scanner, appareil photo, logiciels bureautiques, etc.). Cette étape est cruciale pour assurer une bonne qualité des documents et leur indexation.
- Indexation et classement : Les documents numérisés doivent être classés et indexés selon des critères définis par l’organisation pour faciliter leur recherche et leur accessibilité. Cette tâche peut être réalisée manuellement ou automatiquement grâce à des systèmes de reconnaissance optique de caractères (OCR) ou de métadonnées.
- Gestion et suivi des documents : La GED permet de gérer les différentes versions d’un document, de contrôler les accès et de suivre son cycle de vie (création, modification, suppression, archivage).
Avantages de la mise en place d’un système de GED
La GED offre de nombreux avantages pour les organisations qui souhaitent optimiser leur gestion des documents. Voici quelques-uns de ces bénéfices :
Réduction des coûts et gain de place
L’adoption d’une solution de GED permet de réduire considérablement les coûts liés à l’impression, au stockage et à l’envoi de documents papier. Cette économie se traduit également par un gain de place dans les locaux puisqu’il n’est plus nécessaire de conserver des armoires remplies de dossiers.
Amélioration de l’efficacité et de la productivité
Grâce à l’automatisation de certaines tâches (classement, indexation, etc.), les employés passent moins de temps à chercher des documents et peuvent se concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée. De plus, la GED facilite le travail collaboratif en permettant à plusieurs personnes d’accéder simultanément aux mêmes documents.
Meilleure sécurité et traçabilité des documents
Les solutions de GED offrent généralement des fonctionnalités avancées en matière de sécurité, telles que le contrôle des accès, la gestion des versions et l’historique des modifications. Ainsi, il est possible de savoir qui a consulté ou modifié un document, quand et pourquoi, ce qui garantit une meilleure traçabilité et limite les risques de fuites d’informations.
Respect des obligations légales et réglementaires
Les entreprises sont soumises à des obligations légales en matière de conservation et d’archivage des documents. La GED facilite le respect de ces exigences en permettant de stocker les documents sur un support numérique pérenne et d’assurer leur intégrité au fil du temps.
Fonctionnement d’un système de GED
Le fonctionnement global d’une solution de GED peut être décomposé en plusieurs étapes :
- Numérisation des documents : Les documents papier sont convertis en format numérique grâce à des scanners ou des appareils photo numériques, puis importés dans la base de données du système de GED.
- Indexation des documents : Chaque document est associé à des informations (métadonnées) qui permettent de l’identifier et de le classer. Ces métadonnées peuvent être saisies manuellement ou extraites automatiquement à l’aide de technologies telles que l’OCR.
- Recherche et consultation : Les utilisateurs autorisés peuvent rechercher des documents en fonction de différents critères (mots-clés, auteur, date de création, etc.) et consulter ceux qui correspondent à leurs besoins.
- Modification et collaboration : Les documents peuvent être modifiés directement depuis la plateforme de GED, ce qui évite les problèmes liés aux multiples versions et aux envois par e-mail. De plus, plusieurs personnes peuvent travailler simultanément sur un même document, favorisant ainsi le travail collaboratif.
- Archivage et destruction : La GED permet de gérer le cycle de vie des documents en définissant des politiques d’archivage et de destruction automatique en fonction de leur nature et de leur durée légale de conservation.
Choisir une solution de GED adaptée à ses besoins
Pour choisir la solution de GED la plus adaptée à ses besoins, il est important de prendre en compte plusieurs critères :
- Le volume et la nature des documents : Certaines solutions sont mieux adaptées pour traiter des volumes importants de documents ou des formats spécifiques (images, vidéos, etc.). Il est donc essentiel d’évaluer les besoins précis de l’entreprise en termes de gestion des documents avant de faire son choix.
- L’intégration avec les autres outils informatiques : Une solution de GED doit pouvoir s’intégrer facilement avec les autres logiciels utilisés par l’organisation (logiciel de comptabilité, CRM, etc.) afin d’optimiser les processus métier et d’éviter les doublons d’information.
- Les fonctionnalités offertes : Les solutions de GED proposent généralement un large éventail de fonctionnalités (reconnaissance optique de caractères, workflows automatisés, etc.). Il convient de vérifier que celles-ci répondent aux besoins spécifiques de l’entreprise et qu’elles sont évolutives pour s’adapter à ses futurs enjeux.
- Le coût et le modèle de tarification : Enfin, il est important de comparer les coûts des différentes solutions de GED disponibles sur le marché et d’évaluer leur retour sur investissement à long terme. Certaines offres sont proposées sous forme d’abonnement mensuel, tandis que d’autres nécessitent un investissement initial plus important mais incluent des mises à jour et un support technique illimité.
